TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Postilain perusteella saadut tiedot

Viimeksi päivitetty 22.11.2023

Hilla Logistiikka Oy on postilain mukaista postipalvelua tarjoava postiyritys, joka ylläpitää postipalvelun tarjoamiseksi tarpeellista osoitetietojärjestelmää postin saajista. Tässä tietosuojakäytännössä kerromme, miten Hilla Logistiikka Oy käsittelee postilain perusteella Postilta saamiaan henkilötietoja jakeluliiketoiminnassaan.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä tässä tietosuojakäytännössämme kuvatun käsittelyn osalta on:

Hilla Logistiikka Oy
Lekatie 2
67800 Kokkola

Tähän tietosuojakäytäntöön liittyvissä tai muissa henkilötietojesi käsittelyä, kuten oikeuksien toteuttamista koskevissa asioissa voit olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen logistiikka@hillagroup.fi tai paikan päällä yllä mainitussa osoitteessa.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Postilain perusteella Postilta saatuja ja osoitetietojärjestelmäämme talletettuja henkilötietoja käytetään postilain mukaiseen postitoimintaan eli lähetysten käsittelyyn ja jakeluun niiden vastaanottajille. Osoitetietojärjestelmän ylläpito perustuu postilain 38 §:ään ja käsittely perustuu postilain säännöksiin, eli henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi.

3. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Postinsaajien nimi- ja osoitetiedot
- Sukunimi
- Etunimet
- Osoitetiedot (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka)
- Voimassaoloajat

Jakelun muutosta koskevat toimeksiannot
- Sukunimi
- Etunimet
- Osoitetiedot (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka)
- Muutosta koskevat voimassaoloajat

Postin saajana voi olla sekä luonnollinen henkilö että yritys. Postilain tarkoittamana postiyrityksenä saamme osoitetietojärjestelmämme sisältämät henkilötiedot Postilta postilain 38 §:n perusteella ja ne perustuvat Postin osoitetietojärjestelmässä oleviin tietoihin, jotka puolestaan perustuvat postinsaajien, Väestörekisterikeskuksen ja kuntien Postille ilmoittamiin tietoihin.

4. Tietojen säilytysaika

Noudatamme henkilötietojen säilyttämisessä lakiin perustuvia säilytysaikoja. Osoitetietojärjestelmään sisältyviä postinsaajan historiatietoja ei säilytetä, vaan käsittelemme vain Postilta saamiamme viimeisimpiä tietoja.

5. Tietojen siirrot ja luovutukset

Emme siirrä tai luovuta rekisterin henkilötietoja ulkopuolisille muuten kuin tässä kohdassa mainituissa tilanteissa. Henkilötietoja voidaan siirtää ja käsitellä kanssamme samaan konserniin kuuluvien yritysten välillä tässä tietosuojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen perusteella. Käytämme toiminnassamme alihankkijoita (kuten lähetysten käsittelyssä ja jakelussa käytetyt alihankkijat ja IT- palveluntarjoajat), joille voimme siirtää rekisterin sisältämiä henkilötietoja siinä määrin kuin on tarpeellista alihankkijan tehtävien toteuttamiseksi. Olemme näissä tapauksissa huolehtineet sopimusjärjestelyin siitä, että alihankkija käsittelee henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön ja ohjeistuksemme mukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli siirto kuitenkin on tarpeen palveluidemme tekniseksi toteuttamiseksi, huolehdimme sopimusjärjestelyin ja muilla tarpeellisilla ja tietosuojalainsäädännön mukaisilla suojatoimilla henkilötietojesi asianmukaisesta suojaamisesta.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja säilytetään palvelimella, joka on suojattu palomuureilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Rekisteriin pääsy on rajattu sovellustasolle tai vain tietoja tarvitseville henkilöille. Tietojen manuaalinen käsittely tapahtuu tarvittaessa erillisellä palomuurilla suojatulla koneella, jonka tiedot on salattu. Tiedonsiirto tapahtuu aina salattuna ja siirron yhteydessä tarvittavien palvelimien pääsynvalvonta tapahtuu käyttäjätunnus-salasana-menettelyllä tai julkiseen avaimeen perustuvalla menettelyllä.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omat henkilötietonsa ja pyytää epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisua tai täydentämistä, toimittamalla tarvittaessa lisäselvitystä.

Laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa poistamista, rajoittamista tai siirtämistä. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi perua milloin tahansa, tämän kuitenkaan vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyn pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti, sillä suorittamamme käsittelyn perustuessa lakiin perustuvan velvoitteen noudattamiseksi, kaikki oikeudet eivät välttämättä ole kaikissa olosuhteissa rekisteröidyn käytettävissä.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tämän käytännön tai tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat saatavilla osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Hilla Logistiikka Oy, Lekatie 2, 67800 Kokkola, logistiikka@hillagroup.fi